Πολιτική Απορρήτου Kidloop

1. Σε λίγα λόγια

Το Kidloop είναι το εργαλείο που χρησιμοποιεί το σχολείο για να καταγράφει την ημέρα του παιδιού σας και να σας τη δείχνει στο κινητό σας.

• Τι καταγράφεται: παρουσίες και απουσίες, γεύματα, ύπνος, τουαλέτα, διάθεση, δραστηριότητες, αλλεργίες, ελεύθερα σχόλια του παιδαγωγού και φωτογραφίες — ατομικές, στην ημερήσια ενημέρωση του παιδιού σας, και σε ανακοινώσεις. Ορισμένα από αυτά είναι πληροφορίες που αφορούν την υγεία του παιδιού — το εξηγούμε στην ενότητα 4.
• Ποιος τα βλέπει: οι παιδαγωγοί (εκπαιδευτικοί) του τμήματος και οι κηδεμόνες που έχει συνδέσει το σχολείο με το συγκεκριμένο παιδί. Κανένας άλλος γονέας. Ο περιορισμός επιβάλλεται στη βάση δεδομένων, όχι απλώς στην οθόνη (ενότητα 6).
• Οι φωτογραφίες θέλουν τη συγκατάθεση σας. Είναι προαιρετικές· η άρνηση ή η ανάκληση δεν αλλάζει τίποτε άλλο για το παιδί σας. Τη συγκατάθεση την τηρεί το σχολείο· το σύστημα την ελέγχει αυτόματα για τις ατομικές φωτογραφίες του παιδιού σας, όχι όμως για τις φωτογραφίες σε ανακοινώσεις — γι' αυτό διαβάστε την ενότητα 7.
• Καμία διαφήμιση, κανένα analytics, καμία πώληση δεδομένων. Ποτέ.
• Τα δεδομένα βρίσκονται στην ΕΕ (Φρανκφούρτη). Τα email και οι ειδοποιήσεις περνούν από παρόχους στις ΗΠΑ — τα λέμε αναλυτικά στην ενότητα 8.
• Για να δείτε, να διορθώσετε ή να διαγράψετε δεδομένα, απευθυνθείτε πρώτα στο σχολείο σας. Είναι εκείνο που αποφασίζει· εμείς εκτελούμε. Πώς ακριβώς: ενότητα 11.

Υπάρχουν σημεία της υπηρεσίας που δεν είναι ακόμη όπως θα θέλαμε — τα δεδομένα δεν διαγράφονται αυτόματα, τα μεταδεδομένα των φωτογραφιών δεν αφαιρούνται πάντα, και δεν τηρούμε ακόμη αρχείο των τεχνικών προσβάσεων. Δεν τα κρύβουμε· θα τα βρείτε γραμμένα καθαρά στις ενότητες 7, 10 και 12.

2. Ποιοι είμαστε και ποιος αποφασίζει

Το Kidloop αναπτύσσεται και λειτουργεί από τη Nanobyte Ε.Ε., με έδρα Γούναρη 227, Γλυφάδα, Αττική, Τ.Κ. 16674, ΑΦΜ EL802478318 (ΔΟΥ ΚΕΦΟΔΕ Αττικής).

Το σχολείο είναι ο «υπεύθυνος επεξεργασίας». Αποφασίζει ποια παιδιά καταχωρούνται και με ποια στοιχεία, τι καταγράφεται κάθε μέρα, ποιος παιδαγωγός βλέπει ποιο τμήμα, ποιος αναγνωρίζεται ως κηδεμόνας, αν τραβιούνται φωτογραφίες, πόσο καιρό διατηρούνται τα δεδομένα και σε ποια νομική βάση στηρίζεται κάθε καταγραφή.

Εμείς είμαστε ο «εκτελών την επεξεργασία». Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες του σχολείου, ώστε να λειτουργεί η υπηρεσία. Δεν τα χρησιμοποιούμε για δικούς μας σκοπούς.

Πρακτικά για εσάς: αν θέλετε να δείτε, να διορθώσετε ή να διαγράψετε δεδομένα του παιδιού σας, η σωστή διεύθυνση είναι το σχολείο σας. Εμείς δεν έχουμε δικαίωμα να τα αλλάξουμε από μόνοι μας — μπορούμε μόνο να βοηθήσουμε τεχνικά. Αν μας γράψετε απευθείας, θα προωθήσουμε το αίτημα στο σχολείο και θα σας ενημερώσουμε.

Σε λίγες περιπτώσεις αποφασίζουμε εμείς και άρα είμαστε εμείς ο υπεύθυνος επεξεργασίας: για τα στοιχεία τιμολόγησης του σχολείου ως πελάτη μας, για την ασφάλεια και τη διαθεσιμότητα των συστημάτων μας, και για την επικοινωνία μαζί σας όταν μας γράφετε εσείς.

Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO): δεν έχουμε ορίσει DPO. Στο σημερινό μέγεθος και είδος της δραστηριότητας μας δεν απαιτείται ορισμός κατά το άρθρο 37 ΓΚΠΔ. Για κάθε θέμα προσωπικών δεδομένων απαντά η ίδια η εταιρεία στο info@nanobyte.gr. Αν το σχολείο σας έχει ορίσει δικό του DPO, τα στοιχεία του βρίσκονται στη δική του ενημέρωση.

3. Τι καταγράφει το Kidloop

Για το παιδί (τα καταχωρεί το σχολείο): όνομα και επώνυμο· ημερομηνία γέννησης, φύλο και διεύθυνση κατοικίας προαιρετικά· τμήμα· σχέση με τους κηδεμόνες· ένδειξη συγκατάθεσης για φωτογραφίες· παρουσίες και απουσίες με ώρα άφιξης· δηλώσεις απουσίας με αιτία και προαιρετικό σχόλιο· την ημερήσια καταγραφή φροντίδας· το μήνυμα της ημέρας προς το τμήμα και τις ανακοινώσεις, τα οποία μπορεί να αναφέρουν παιδιά ονομαστικά· και φωτογραφίες, είτε ατομικές στην ημερήσια ενημέρωση του παιδιού σας είτε μέσα σε ανακοινώσεις.

Για εσάς ως γονέα/κηδεμόνα: όνομα, επώνυμο, email, τηλέφωνο, η σχέση σας με το παιδί, το αν επιβεβαιώσατε ή απορρίψατε τη σύνδεση σας μαζί του, οι ρυθμίσεις ειδοποιήσεων που επιλέγετε και ένα αναγνωριστικό της συσκευής σας για τις ειδοποιήσεις.

Για το προσωπικό του σχολείου: όνομα, επώνυμο, email, τηλέφωνο, ρόλος, τμήματα, δικαιώματα ανακοινώσεων και κατάσταση λογαριασμού. Καταγράφεται επίσης ποιος συμπλήρωσε ή έκλεισε την ημέρα κάθε τμήματος και ποιος ανέβασε κάθε φωτογραφία.

Τεχνικά δεδομένα: email και κρυπτογραφημένος κωδικός πρόσβασης, στοιχεία συνεδρίας και τεχνικά αρχεία σύνδεσης (συνήθως διεύθυνση IP και τύπος συσκευής) που τηρεί η υπηρεσία ταυτοποίησης της Supabase για δικό της χρονικό διάστημα· ένα αναγνωριστικό συσκευής ανά χρήστη για τις ειδοποιήσεις· εγγραφή για το ποια ημερήσια ενημέρωση στάλθηκε, για ποιο παιδί και σε ποιον, ώστε να μη σταλεί δύο φορές· αρχεία καταγραφής του διακομιστή μας με διευθύνσεις IP· και ο έλεγχος νέας έκδοσης κάθε φορά που ανοίγει η εφαρμογή, ο οποίος αποκαλύπτει στον πάροχο ενημερώσεων IP, πλατφόρμα και έκδοση.

Τι δεν κάνουμε, ρητά: καμία διαφήμιση και κανένα διαφημιστικό αναγνωριστικό· κανένα analytics και κανένα εργαλείο καταγραφής σφαλμάτων (ούτε Google Analytics, ούτε Firebase, ούτε Sentry, ούτε αντίστοιχο)· κανένα cookie παρακολούθησης και καμία γραμματοσειρά από εξωτερικό CDN· καμία πώληση ή ενοικίαση δεδομένων· καμία άδεια τοποθεσίας· καμία αυτοματοποιημένη αξιολόγηση ή κατάρτιση προφίλ για τα παιδιά. Οι γονείς δεν ανεβάζουν τίποτα — στην εφαρμογή του γονέα δεν υπάρχει καμία δυνατότητα μεταφόρτωσης. Η εφαρμογή δεν τραβά φωτογραφίες και δεν ηχογραφεί: ο παιδαγωγός επιλέγει μόνο υπάρχουσες φωτογραφίες από τη συλλογή του τηλεφώνου του. Οφείλουμε ωστόσο μια διευκρίνιση — η τρέχουσα έκδοση δηλώνει τεχνικά άδειες κάμερας και μικροφώνου, επειδή τις προσθέτει αυτόματα η βιβλιοθήκη επιλογής φωτογραφιών· δεν τις χρησιμοποιούμε ποτέ και τις αφαιρούμε στην επόμενη έκδοση.

4. Πληροφορίες που αφορούν την υγεία

Ο νόμος (άρθρο 9 ΓΚΠΔ) προστατεύει ιδιαίτερα τα δεδομένα υγείας, και το Kidloop όντως καταγράφει πληροφορίες που είναι ή μπορεί να θεωρηθούν δεδομένα υγείας του παιδιού.

α) Δήλωση απουσίας λόγω ασθένειας. Η επιλογή «Ασθένεια» αποθηκεύεται μόνιμα, συνδεδεμένη με το όνομα του παιδιού και τις συγκεκριμένες ημερομηνίες. Το προαιρετικό ελεύθερο σχόλιο έως 500 χαρακτήρες αποθηκεύεται αυτούσιο.

β) Οι αλλεργίες. Το σχολείο μπορεί να καταγράψει τις αλλεργίες του παιδιού σε ελεύθερο κείμενο. Είναι δεδομένο υγείας κατά την έννοια του άρθρου 9 και το καταγράφουμε για έναν λόγο: ένα σχολείο δεν μπορεί να ταΐσει με ασφάλεια ένα παιδί χωρίς αυτό. Το βλέπουν μόνο οι παιδαγωγοί του τμήματος του παιδιού και οι δικοί του κηδεμόνες, μέσα στην εφαρμογή. Δεν αποστέλλεται ποτέ σε ειδοποίηση κινητού και δεν περιλαμβάνεται στο ημερήσιο email — δηλαδή δεν φεύγει από την ΕΕ. Στη λίστα των παιδιών εμφανίζεται μόνο μια ένδειξη ότι υπάρχει καταγραφή, ποτέ το περιεχόμενο της.

γ) Η ημερήσια καταγραφή φροντίδας. Με τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις ο παιδαγωγός καταγράφει: Ενεργήθηκε (πόσες φορές πήγε τουαλέτα το παιδί), Δεκατιανό / Μεσημεριανό / Απογευματινό, Ύπνος, Διάθεση (Χαρούμενος, Λυπημένος, Κουρασμένος, Αδιάθετος, Ανήσυχος), Θα χρειαστούμε (πάνες, μωρομάντηλα, κρέμα περιποίησης, ατομική πετσέτα), Δραστηριότητες και Σχόλια σε ελεύθερο κείμενο. Η συχνότητα τουαλέτας, η ένδειξη «Αδιάθετος» και οποιοδήποτε ελεύθερο σχόλιο μπορούν βάσιμα να θεωρηθούν πληροφορίες υγείας για ένα νήπιο.

γ) Το σχολείο μπορεί να προσθέσει κι άλλα. Ο πίνακας διαχείρισης επιτρέπει στο σχολείο να δημιουργήσει νέες κατηγορίες καταγραφής με οποιοδήποτε όνομα και οποιεσδήποτε επιλογές — για παράδειγμα μια κατηγορία «Φάρμακα» — καθώς και να μετονομάσει τις προεπιλεγμένες. Το σύστημα δεν περιορίζει τα ονόματα αυτά, επομένως δεν μπορούμε να σας εγγυηθούμε τι ακριβώς καταγράφει το δικό σας σχολείο — μόνο τι καταγράφεται με τις προεπιλογές. Ρωτήστε το σχολείο σας. Οι εγγυήσεις που δίνουμε στις ενότητες 8 και 9 αφορούν τις προεπιλεγμένες κατηγορίες.

Η συγκατάθεση. Για τα δεδομένα υγείας απαιτείται συνήθως ρητή συγκατάθεση σας (άρθρο 9 παρ. 2 στοιχ. α ΓΚΠΔ). Την τηρεί το σχολείο, όχι εμείς: το Kidloop δεν αποθηκεύει ξεχωριστή εγγραφή συγκατάθεσης για τις καταγραφές υγείας. Το μόνο που κρατά το σύστημα είναι μία ένδειξη ναι/όχι για τις φωτογραφίες, χωρίς ημερομηνία και χωρίς ιστορικό αλλαγών. Αν θέλετε να δείτε τι έχετε υπογράψει ή να το ανακαλέσετε, απευθυνθείτε στο σχολείο.

5. Νομική βάση, και τι είναι προαιρετικό

Τις νομικές βάσεις τις επιλέγει το σχολείο ως υπεύθυνος επεξεργασίας· τις καταγράφουμε εδώ όπως μας τις έχει δηλώσει.

Τι είναι υποχρεωτικό: για να εγγράψει και να φροντίσει το παιδί, το σχολείο χρειάζεται οπωσδήποτε το όνομα του, το τμήμα του, τα στοιχεία επικοινωνίας σας και την καταγραφή παρουσιών.

Τι είναι προαιρετικό: οι φωτογραφίες, η ημερομηνία γέννησης, το φύλο, η διεύθυνση κατοικίας και το ελεύθερο σχόλιο σε μια δήλωση απουσίας. Η ανάκληση οποιασδήποτε συγκατάθεσης δεν επηρεάζει τη θέση, τη φροντίδα ή την αντιμετώπιση του παιδιού σας. Αν κάποια στιγμή σας ζητηθεί συγκατάθεση με τρόπο που να δείχνει ότι η άρνηση έχει συνέπειες, αυτό δεν είναι σωστό — μιλήστε με το σχολείο ή απευθυνθείτε στην Αρχή (ενότητα 14).

6. Ποιος βλέπει τα δεδομένα του παιδιού σας

Τα παιδιά δεν έχουν λογαριασμό στο Kidloop: δεν συνδέονται, δεν γράφουν, δεν χρησιμοποιούν την εφαρμογή. Χρήστες είναι μόνο ενήλικες. Το παιδί όμως είναι το υποκείμενο των δεδομένων, και εσείς ασκείτε τα δικαιώματα του ως ασκών τη γονική μέριμνα.

Δεν υπάρχει δημόσια εγγραφή: λογαριασμός δημιουργείται μόνο με πρόσκληση του σχολείου. Όταν σας προσκαλεί, σας ζητείται να επιβεβαιώσετε ότι είστε όντως κηδεμόνας του συγκεκριμένου παιδιού· αν το αρνηθείτε, χάνετε αμέσως την πρόσβαση και ενημερώνεται ο διαχειριστής του σχολείου.

Την καθημερινή καταγραφή του παιδιού τη βλέπουν μόνο οι παιδαγωγοί του τμήματος του και οι κηδεμόνες που έχει συνδέσει το σχολείο με το συγκεκριμένο παιδί και δεν έχουν απορρίψει τη σύνδεση — ούτε καν η διοίκηση του σχολείου από αυτή την οθόνη. Ο περιορισμός επιβάλλεται τεχνικά στη βάση δεδομένων, όχι απλώς στην οθόνη: δεν βλέπετε δεδομένα άλλων παιδιών και άλλοι γονείς δεν βλέπουν του δικού σας.

Να το πούμε με ακρίβεια: ο έλεγχος γίνεται στο «δεν έχει απορρίψει τη σύνδεση», όχι στο «έχει επιβεβαιώσει». Ένας κηδεμόνας που τον σύνδεσε το σχολείο, ενεργοποίησε τον λογαριασμό του αλλά δεν απάντησε ακόμη στην ερώτηση επιβεβαίωσης, μπορεί να δει την ημέρα του παιδιού. Τα email και οι ειδοποιήσεις, αντίθετα, στέλνονται μόνο σε όσους έχουν επιβεβαιώσει. Επειδή το ποιος συνδέεται με ποιο παιδί το αποφασίζει το σχολείο, ένα λάθος καταχώρησης εκεί έχει σημασία — ελέγξτε με το σχολείο ποιοι είναι καταχωρημένοι ως κηδεμόνες του παιδιού σας.

Ποιος αναγνωρίζεται ως κηδεμόνας το αποφασίζει το σχολείο, όχι εμείς. Σε περιπτώσεις διαζυγίου, διάστασης, αποκλειστικής επιμέλειας ή διαφωνίας μεταξύ γονέων, την απόφαση την παίρνει το σχολείο με βάση τα έγγραφα που του έχετε δώσει. Εμείς εκτελούμε ό,τι έχει καταχωρήσει το σχολείο.

7. Φωτογραφίες

Οι φωτογραφίες φτάνουν σε εσάς με δύο τρόπους: ως ατομικές φωτογραφίες του παιδιού σας μέσα στην ημερήσια ενημέρωση του, και μέσα σε ανακοινώσεις του σχολείου προς ένα τμήμα ή προς όλο το σχολείο. Οι δύο διαδρομές ελέγχονται διαφορετικά.

Ατομικές φωτογραφίες στην ημερήσια ενημέρωση. Ο παιδαγωγός επιλέγει από τη συλλογή του τηλεφώνου του έως πέντε φωτογραφίες την ημέρα για κάθε παιδί. Εδώ η συγκατάθεση ελέγχεται αυτόματα από το σύστημα: αν στην καρτέλα του παιδιού σας δεν υπάρχει ένδειξη συγκατάθεσης, η μεταφόρτωση δεν επιτρέπεται, και ο έλεγχος επαναλαμβάνεται σε κάθε προβολή — αν η συγκατάθεση ανακληθεί, κρύβονται και οι φωτογραφίες που είχαν ήδη σταλεί. Μια φωτογραφία που έχει επιλέξει ο παιδαγωγός δεν φτάνει σε εσάς πριν πατήσει «Αποστολή»· αν αναιρέσει την αποστολή, φεύγει και από τη δική σας οθόνη. Οι φωτογραφίες αυτές μένουν μέσα στην εφαρμογή και δεν περιλαμβάνονται στο ημερήσιο email (ενότητα 9).

Φωτογραφίες σε ανακοινώσεις. Αυτές δεν ελέγχονται αυτόματα για συγκατάθεση. Μια ανακοίνωση αφορά μια ολόκληρη ομάδα, όχι ένα συγκεκριμένο παιδί, οπότε το σύστημα δεν μπορεί να αντιστοιχίσει τη φωτογραφία σε παιδί και να ελέγξει τη συγκατάθεση. Το σύστημα προειδοποιεί τον παιδαγωγό ποια παιδιά του κοινού δεν έχουν δώσει συγκατάθεση, αλλά δεν εμποδίζει τη δημοσίευση. Την ευθύνη να μη συμπεριληφθεί παιδί χωρίς συγκατάθεση την έχει το σχολείο. Αν δείτε το παιδί σας σε ανακοίνωση χωρίς να έχετε συναινέσει, ενημερώστε αμέσως το σχολείο· μπορεί να αποσύρει την ανακοίνωση.

Πού αποθηκεύονται. Σε ιδιωτικό χώρο αποθήκευσης στην ΕΕ, χωρίς κανένα δημόσιο link. Κάθε προβολή γίνεται με προσωρινό σύνδεσμο που λήγει σε 5 λεπτά. Δεν στέλνονται ποτέ μέσα σε email και δεν φεύγουν ποτέ από την ΕΕ. Η συγκατάθεση συλλέγεται και τηρείται από το σχολείο· στο Kidloop αποθηκεύεται μόνο μια ένδειξη ναι/όχι στην καρτέλα του παιδιού, χωρίς ημερομηνία και χωρίς ιστορικό. Αν θέλετε να δώσετε, να δείτε ή να ανακαλέσετε τη συγκατάθεση σας, το αίτημα πάει στο σχολείο.

Τα μεταδεδομένα δεν αφαιρούνται πάντα. Μια φωτογραφία από κινητό μπορεί να κουβαλά μέσα στο αρχείο μεταδεδομένα λήψης — ημερομηνία, μοντέλο συσκευής και, αν η κάμερα τις κατέγραψε, συντεταγμένες GPS. Στην εφαρμογή κινητού τα μεταδεδομένα αυτά δεν αφαιρούνται σήμερα. Στον πίνακα διαχείρισης οι φωτογραφίες συνήθως σμικρύνονται και επανακωδικοποιούνται πριν ανέβουν, διαδικασία που τα αφαιρεί — αλλά όχι πάντα: όταν ο φυλλομετρητής δεν μπορεί να αποκωδικοποιήσει τον τύπο του αρχείου (π.χ. αρχεία HEIC από iPhone στον Chrome) ή όταν η φωτογραφία είναι ήδη μικρή ή ήδη βελτιστοποιημένη, το αρχείο ανεβαίνει όπως είναι. Θεωρήστε επομένως ότι τα μεταδεδομένα μπορεί να διατηρηθούν και στις δύο διαδρομές. Οι φωτογραφίες παραμένουν σε ιδιωτικό χώρο και δεν είναι δημόσια προσβάσιμες, αλλά όποιος έχει νόμιμη πρόσβαση σε μια φωτογραφία μπορεί να διαβάσει και τα μεταδεδομένα της. Εργαζόμαστε για την αφαίρεση τους και θα το αναφέρουμε εδώ όταν ολοκληρωθεί.

8. Πάροχοι, και τι φεύγει εκτός ΕΕ

Χρησιμοποιούμε τους παρακάτω παρόχους. Είναι όλοι.

Εντός ΕΕ:

Η Supabase Inc. είναι εταιρεία με έδρα τις ΗΠΑ. Τα δεδομένα του σχολείου σας βρίσκονται στη Φρανκφούρτη· τυχόν πρόσβαση προσωπικού της από τρίτη χώρα διέπεται από τη σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων που είναι ενσωματωμένη στους όρους χρήσης της και περιλαμβάνει τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες (άρθρο 46 παρ. 2 στοιχ. γ ΓΚΠΔ), ενώ η εταιρεία δημοσιεύει και εκτίμηση επιπτώσεων διαβίβασης (Transfer Impact Assessment).

Εκτός ΕΕ:

Για τους τέσσερις τελευταίους παρόχους επιβεβαιώνουμε αυτή τη στιγμή τον ακριβή μηχανισμό διαβίβασης (τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες ή πιστοποίηση EU–US Data Privacy Framework). Προτιμούμε να σας το πούμε παρά να αναφέρουμε μηχανισμό που δεν μπορούμε να σας προσκομίσουμε· θα ενημερώσουμε αυτή την ενότητα μόλις τεκμηριωθεί. Μπορείτε να ζητήσετε αντίγραφο των εγγυήσεων για κάθε πάροχο στο info@nanobyte.gr.

Τι δεν χρησιμοποιούμε: δεν υπάρχει σήμερα κανένας πάροχος πληρωμών ή ηλεκτρονικής τιμολόγησης συνδεδεμένος με την υπηρεσία. Θα ενημερώσουμε αυτή την πολιτική πριν προστεθεί οποιοσδήποτε νέος πάροχος.

9. Ειδοποιήσεις και email

Ειδοποιήσεις στο κινητό. Το κείμενο που φεύγει προς Expo και Apple δεν περιέχει όνομα παιδιού, ούτε αναγνωριστικό παιδιού, ούτε την τιμή που καταγράφηκε — είναι σταθερό κείμενο τύπου «Νέα ενημέρωση». Όταν συμπληρωθεί μία μόνο κατηγορία, ο τίτλος μπορεί να περιέχει το όνομα της κατηγορίας (π.χ. «Δεκατιανό»), ποτέ την τιμή. Η κατηγορία «Ενεργήθηκε» είναι ρητά εξαιρεμένη και δεν κατονομάζεται ποτέ — ούτε σε ειδοποίηση ούτε στο ημερήσιο email — και η εξαίρεση ισχύει ακόμη κι αν το σχολείο τη μετονομάσει.

Η επιφύλαξη: η εξαίρεση αφορά τη συγκεκριμένη κατηγορία. Δεν καλύπτει νέες κατηγορίες που φτιάχνει το σχολείο, ούτε προεπιλεγμένες κατηγορίες που το σχολείο έχει μετονομάσει (ενότητα 4γ): το όνομα που θα διαλέξει το σχολείο μπορεί να εμφανιστεί στον τίτλο μιας ειδοποίησης στην κλειδωμένη οθόνη σας — για παράδειγμα «Φάρμακα» — και ως γραμμή μέσα στο ημερήσιο email. Δεν μπορούμε να το αποτρέψουμε σήμερα και το διορθώνουμε σε επόμενη έκδοση. Αν σας απασχολεί, ρωτήστε το σχολείο σας ποιες κατηγορίες έχει ενεργοποιήσει, ή απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις.

Το ημερήσιο email «Η ημέρα του …». Περιέχει το μικρό όνομα του παιδιού στο θέμα και, στο σώμα του, την παρουσία, τα γεύματα, τον ύπνο, τη «Διάθεση» (συμπεριλαμβανομένης της ένδειξης «Αδιάθετος»), το «Θα χρειαστούμε» και κάθε άλλη κατηγορία με προκαθορισμένες επιλογές που έχει προσθέσει το σχολείο σας. Δεν περιέχει την «Ενεργήθηκε», δεν περιέχει ελεύθερα σχόλια και δεν περιέχει φωτογραφίες — αυτά μένουν μέσα στην εφαρμογή, και το email σας παραπέμπει εκεί.

Επειδή, όπως εξηγούμε στην ενότητα 4, η «Διάθεση» και το «Θα χρειαστούμε» μπορούν να θεωρηθούν πληροφορίες σχετικές με την υγεία, όσο το ημερήσιο email είναι ενεργό, τέτοιες πληροφορίες διαβιβάζονται καθημερινά σε πάροχο email εκτός ΕΕ μαζί με το μικρό όνομα του παιδιού. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε το ημερήσιο email από τις ρυθμίσεις της εφαρμογής, χωρίς καμία άλλη συνέπεια: η ίδια πληροφορία παραμένει διαθέσιμη μέσα στην εφαρμογή, όπου δεν φεύγει από την ΕΕ.

Το email επαναφοράς κωδικού δεν το συνθέτει η δική μας εφαρμογή αλλά η υπηρεσία ταυτοποίησης της Supabase, και παραδίδεται από τον ίδιο πάροχο email στις ΗΠΑ. Περιέχει τη διεύθυνση σας και έναν σύνδεσμο μιας χρήσης.

Λαμβάνετε επίσης την πρόσκληση εγγραφής και τις ανακοινώσεις. Δεν στέλνουμε διαφημιστικά ή προωθητικά email.

10. Πόσο καιρό κρατάμε τα δεδομένα

Είμαστε ειλικρινείς εδώ, γιατί ένα ψεύτικο χρονοδιάγραμμα διαγραφής είναι χειρότερο από την αλήθεια.

Διαγράφονται αυτόματα σήμερα: οι ειδοποιήσεις μέσα στην εφαρμογή, που περιέχουν ονόματα παιδιών, μετά από 12 μήνες· τα τεχνικά αρχεία παράδοσης ειδοποιήσεων μετά από 30 ημέρες· τα αναγνωριστικά συσκευών που δεν χρησιμοποιήθηκαν για 14 ημέρες απενεργοποιούνται· το τοπικό αντίγραφο στο κινητό του παιδαγωγού διαγράφεται στην αποσύνδεση και καθαρίζεται καθημερινά. Το περιεχόμενο των email διατηρείται 30 ημέρες από τον πάροχο email (ενότητα 8).

Δεν διαγράφονται αυτόματα σήμερα: όλα τα υπόλοιπα. Δεν υπάρχει αυτόματη διαγραφή για στοιχεία παιδιών, κηδεμόνων και προσωπικού, την ημερήσια καταγραφή φροντίδας, τις παρουσίες, τις δηλώσεις απουσίας (συμπεριλαμβανομένης της αιτίας «Ασθένεια» και του ελεύθερου σχολίου), τις φωτογραφίες, τις ανακοινώσεις και τις προσκλήσεις. Συγκεκριμένα:

• Όταν ένα παιδί φύγει από το σχολείο, η καρτέλα του απενεργοποιείται αλλά δεν διαγράφεται. Πότε διαγράφεται το αποφασίζει το σχολείο ως υπεύθυνος επεξεργασίας και το δηλώνει στη δική του ενημέρωση.
• Δεν υπάρχει αυτοματοποιημένη διαδικασία διαγραφής ενός συγκεκριμένου ατόμου. Ένα αίτημα διαγραφής εκτελείται χειροκίνητα από εμάς, κατόπιν εντολής του σχολείου, μέσα στην προθεσμία του ενός μήνα της ενότητας 11.
• Η διαγραφή ενός γονέα ή υπαλλήλου από το σχολείο δεν διαγράφει τον υποκείμενο λογαριασμό σύνδεσης (email και κρυπτογραφημένος κωδικός). Αυτό γίνεται χωριστά, κατόπιν αιτήματος.
• Αντίγραφα ασφαλείας. Μετά από μια διαγραφή, τα δεδομένα εξακολουθούν να υπάρχουν στα καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας της βάσης μέχρι αυτά να ανακυκλωθούν, για το διάστημα που ορίζει το πρόγραμμα του παρόχου της βάσης· μπορείτε να μας ζητήσετε το ισχύον διάστημα. Στο μεσοδιάστημα δεν είναι προσβάσιμα από την εφαρμογή και δεν χρησιμοποιούνται για κανέναν άλλο σκοπό.

Τα δεδομένα του σχολείου συνολικά διαγράφονται 90 ημέρες μετά τη λήξη της συνεργασίας. Τα παραστατικά τιμολόγησης διατηρούνται όσο απαιτεί η ελληνική φορολογική νομοθεσία (συνήθως 5 έτη).

11. Τα δικαιώματα σας

Έχετε δικαίωμα πρόσβασης (άρ. 15), διόρθωσης (άρ. 16), διαγραφής (άρ. 17), περιορισμού (άρ. 18), φορητότητας (άρ. 20) και εναντίωσης (άρ. 21), καθώς και δικαίωμα ανάκλησης της συγκατάθεσης σας ανά πάσα στιγμή (άρ. 7) — π.χ. για τις φωτογραφίες. Η ανάκληση ισχύει από τη στιγμή που θα τη δηλώσετε στο σχολείο: μόλις αλλάξει την ένδειξη στην καρτέλα του παιδιού σας, οι ατομικές φωτογραφίες του κρύβονται αυτόματα· για φωτογραφία που έχει ήδη δημοσιευτεί σε ανακοίνωση, το σχολείο πρέπει να αποσύρει την ανακοίνωση (ενότητα 7). Τα ασκείτε και για τα δικά σας δεδομένα και, για λογαριασμό του παιδιού σας, για τα δικά του.

Πώς:

1. Απευθυνθείτε πρώτα στο σχολείο σας. Είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας και έχει τα εργαλεία να ανταποκριθεί.
2. Αν το σχολείο χρειαστεί τεχνική βοήθεια, ή αν δεν λάβετε απάντηση, γράψτε μας στο info@nanobyte.gr. Θα προωθήσουμε το αίτημα στο σχολείο και θα το υποστηρίξουμε τεχνικά.
3. Η απάντηση δίνεται εντός ενός μήνα· σε σύνθετες περιπτώσεις η προθεσμία μπορεί να παραταθεί κατά δύο μήνες, με ενημέρωση σας.
4. Δεν υπάρχει χρέωση, εκτός αν το αίτημα είναι προδήλως αβάσιμο ή υπερβολικό. Μπορεί να χρειαστεί να επιβεβαιώσουμε την ταυτότητα σας πριν απαντήσουμε — για την προστασία του ίδιου του παιδιού.

Για τη διαγραφή ειδικά: όπως εξηγούμε στην ενότητα 10, εκτελείται χειροκίνητα και κατόπιν εντολής του σχολείου, μέσα στην ίδια προθεσμία.

Ρυθμίσεις που ελέγχετε μόνοι σας μέσα στην εφαρμογή: ποιες ειδοποιήσεις λαμβάνετε, αν λαμβάνετε το ημερήσιο email, και η άδεια ειδοποιήσεων στο ίδιο το κινητό σας. Η άρνηση ειδοποιήσεων δεν επηρεάζει τη χρήση της εφαρμογής.

12. Ασφάλεια

Αναφέρουμε μόνο μέτρα που υπάρχουν στην πράξη.

• Διαχωρισμός σε επίπεδο βάσης δεδομένων. Κάθε πίνακας έχει ενεργή προστασία σε επίπεδο γραμμής, με άρνηση ως προεπιλογή. Ένας χρήστης δεν μπορεί να διαβάσει δεδομένα άλλου σχολείου, ακόμη κι αν κάτι πάει στραβά στην εφαρμογή. Οι συνδεδεμένοι χρήστες έχουν μόνο δικαίωμα ανάγνωσης· κάθε εγγραφή περνά από τον διακομιστή μας.
• Πρόσβαση στην ημερήσια καταγραφή μόνο όπως περιγράφεται στην ενότητα 6.
• Φωτογραφίες σε ιδιωτικό χώρο, με συνδέσμους 5 λεπτών. Κρυπτογράφηση στη μεταφορά (HTTPS/TLS) παντού. Καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων.
• Πρόσκληση μόνο. Δεν υπάρχει δημόσια εγγραφή· κανείς δεν αποκτά πρόσβαση χωρίς να τον προσθέσει το σχολείο.
• Στα κινητά: στη συσκευή του γονέα δεν αποθηκεύεται κανένα δεδομένο παιδιού. Στη συσκευή του παιδαγωγού αποθηκεύεται τοπικά η ημέρα του τμήματος ώστε να δουλεύει και χωρίς σύνδεση.

Η πρόσβαση της δικής μας ομάδας — το λέμε όπως είναι. Για να λειτουργεί, να αναβαθμίζεται και να επισκευάζεται η υπηρεσία, περιορισμένος αριθμός ονομαστικά προσδιορισμένων τεχνικών της Nanobyte Ε.Ε. κατέχει διαπιστευτήρια διαχειριστή της βάσης δεδομένων. Τα διαπιστευτήρια αυτά παρακάμπτουν τους ελέγχους πρόσβασης της βάσης, οπότε με αυτά είναι τεχνικά εφικτή η ανάγνωση των δεδομένων των παιδιών. Δεν θα ισχυριστούμε το αντίθετο. Γι' αυτή την πρόσβαση ισχύουν τα εξής:

• Χρησιμοποιείται μόνο για τη λειτουργία, την υποστήριξη και την επισκευή της υπηρεσίας, και μόνο κατ' εντολή του σχολείου.
• Τα διαπιστευτήρια δεν βρίσκονται μέσα στον κώδικα· φυλάσσονται χωριστά, και οι λογαριασμοί μας στους παρόχους προστατεύονται με έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων.
• Όποιος έχει τέτοια πρόσβαση δεσμεύεται με υποχρέωση εμπιστευτικότητας (άρθρο 28 παρ. 3 στοιχ. β ΓΚΠΔ).
• Ο εσωτερικός πίνακας διαχείρισης (HQ), όταν χρησιμοποιείται, απαιτεί επιπλέον υποχρεωτικό έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων για κάθε πρόσβαση σε δεδομένα σχολείων. Σήμερα δεν υπάρχει κανένας ενεργός λογαριασμός τέτοιας πρόσβασης.
• Δεν τηρούμε σήμερα λειτουργικό αρχείο καταγραφής αυτών των προσβάσεων. Δεν μπορούμε επομένως να σας δείξουμε ιστορικό του ποιος διάβασε τι και πότε. Είναι το σημαντικότερο μέτρο που μας λείπει και το υλοποιούμε.

Δύο ακόμη σημεία που δεν είναι όπως πρέπει: στα κινητά των παιδαγωγών η συνεδρία σύνδεσης και τα τοπικά δεδομένα του τμήματος — που περιλαμβάνουν την ένδειξη «Ασθένεια» και τα ελεύθερα σχόλια — αποθηκεύονται χωρίς πρόσθετη κρυπτογράφηση στον ιδιωτικό χώρο της εφαρμογής, προστατευμένα μόνο από το κλείδωμα του ίδιου του τηλεφώνου· το σχολείο οφείλει να φροντίζει ώστε οι συσκευές του προσωπικού να είναι κλειδωμένες. Και οι κωδικοί ενεργοποίησης των προσκλήσεων αποθηκεύονται σε αναγνώσιμη μορφή και δεν διαγράφονται μετά τη χρήση τους.

Παραβίαση δεδομένων. Αν συμβεί περιστατικό ασφαλείας, ενημερώνουμε το σχολείο χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, ώστε εκείνο να ανταποκριθεί στις υποχρεώσεις του (ενημέρωση της Αρχής εντός 72 ωρών και, όπου απαιτείται, ενημέρωση των γονέων).

13. Αλλαγές σε αυτή την πολιτική

Θα επικαιροποιούμε αυτή την πολιτική όταν αλλάζει η υπηρεσία. Ουσιώδεις αλλαγές — ιδίως νέος πάροχος ή νέα κατηγορία δεδομένων — θα ανακοινώνονται στα σχολεία εκ των προτέρων και θα φαίνονται στην ημερομηνία στην κορυφή.

14. Επικοινωνία και δικαίωμα καταγγελίας

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων του παιδιού σας είναι το σχολείο σας. Τα στοιχεία επικοινωνίας του, και τον DPO του αν έχει ορίσει, θα τα βρείτε στη σύμβαση εγγραφής και στη δική του ενημέρωση για την προστασία δεδομένων, η οποία καλύπτει και όσα κάνει εκτός Kidloop. Αν δεν τα έχετε, ζητήστε τα από τη γραμματεία του σχολείου ή γράψτε μας και θα σας πούμε ποιο σχολείο λειτουργεί τον λογαριασμό σας. Για οτιδήποτε αφορά τα δεδομένα του παιδιού σας — πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, συγκατάθεση — απευθύνεστε εκεί.

Για την πλατφόρμα Kidloop (εκτελών την επεξεργασία):

• Εταιρεία: Nanobyte Ε.Ε.
• Έδρα: Γούναρη 227, Γλυφάδα, Αττική, Τ.Κ. 16674
• ΑΦΜ: EL802478318 (ΔΟΥ ΚΕΦΟΔΕ Αττικής)
• Email για θέματα προσωπικών δεδομένων: info@nanobyte.gr
• Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων: δεν έχει οριστεί (ενότητα 2)

Δικαίωμα καταγγελίας. Αν θεωρείτε ότι τα δεδομένα σας ή τα δεδομένα του παιδιού σας δεν υποβάλλονται σε νόμιμη επεξεργασία, έχετε δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην ελληνική εποπτική αρχή:

Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα
Λεωφόρος Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα · Τηλέφωνο: +30 210 6475600 · www.dpa.gr

Μπορείτε επίσης να προσφύγετε στα αρμόδια δικαστήρια.